Как ресторанти и хотели могат да автоматизират фактурите си
HoReCa бизнесите получават стотици фактури от доставчици всеки месец. Научете как да автоматизирате обработката на фактури и спестете часове на ръчна работа.
Ако управлявате ресторант, хотел или кетъринг услуга в България, знаете трудностите. Всеки ден идват стотици фактури от доставчици—хранителни фирми, производители на напитки, доставчици на почистващи материали, фирми за поддържане на оборудване, УД компании и много други.
Всяка фактура идва в различен формат: някои като PDF, някои печатни, някои по имейл, някои лично. Екипът ви прекарва часове, въвеждайки ръчно данни от тези фактури в таблици или счетоводни програми. Названието на доставчика, номерът на фактурата, датата, сумата, ДДС, условията за плащане—всичко това трябва да бъде въведено ръчно, проверено за точност и организирано за счетоводителя.
Този процес не е просто досаден. Той е склонен към грешки и скъп. Проучванията показват, че ръчната обработка на фактури струва на бизнеса между 5-15 USD за фактура, когато се вземе предвид времето на труда. За средногодишен хотел или ресторант, които получават 300-500 фактури месечно, това са хиляди лева, спести на ръчна работа.
Защо автоматизацията на фактурите е важна за ресторанти и хотели
HoReCa (Хоспиталити, Ресторанти, Кетъринг) секторът работи с малки печалби. Всяка минута, която персоналът ви прекарва, въвеждайки данни от фактури, е минута, която би могла да бъде похарчена на обслужване на клиенти, приготвяне на храна или стратегически задачи, които преки влияят на приходите.
Освен спестяването на време, има и други значителни болни точки:
Грешки при въвеждането на данни: Ръчното въвеждане на числа води до грешки. Десетична запетая на грешното място, транспозиция на цифра или пропусната фактура могат да създадат кошмари при съпоставяне и да отложат плащанията на критични доставчици. Закъснели плащания: Когато фактурите се изгубят в хаоса или отложат обработката, рискувате да повредите отношенията с ключови доставчици. Някои могат да начислят глоби или дори да откажат да доставят на кредит. Проблеми със съответствието: Българските данъчни органи очакват чисти, организирани записи. При проверки, липсващи или неправилно записани фактури могат да повдигнат червени флагове. Забавяне на счетоводството: Счетоводителят не може да затвори книгите, докато всички фактури не са правилно записани. Бавната ръчна обработка означава отложено финансово докладване.Автоматизираният работен процес: Преди и после
Да видим как извличането на данни от фактури трансформира операциите ви:
Преди автоматизацията (Традиционен ръчен процес)
След автоматизацията с NeuralParse
Специфични болни точки, които NeuralParse решава за HoReCa
Фактури в различни формати: Вашите доставчици използват различни формати на фактури. Някои са красиво структурирани, други са сканирани изображения на печатни документи. NeuralParse обработва всички от тях. Валута и ДДС: Българската ДДС система е специфична. NeuralParse правилно идентифицира и отделя ДДС от общата сума на фактурата, което улеснява съответствието. Липсващи или неясни полета: Понякога фактурите пристигат непълни или с ръчно написани бележки. NeuralParse все още може да извлече съществената информация. Голямо количество фактури: През пиковите сезони или след големи доставки, можете да получите 20-30 фактури в един ден. Ръчната обработка би била непосилна. Множество методи на плащане: Различните доставчици могат да имат различни условия и методи на плащане (банков превод, брой, плащане чрез платформа). Проследяването на това ръчно е хаотично.Реален пример: Хотел в София
Разгледайте хотел "Планински поглед" в София със 150 стаи. Те получават приблизително 400 фактури месечно от различни доставчици. Преди да внедрят автоматизация на фактури, един персонал прекарваше почти 30 часа месечно само по въвеждане на данни от фактури.
След преминаване към NeuralParse, същият човек сега прекарва около 8 часа месечно при управление на фактури—главно качване на документи и бързо преглед на извлечените данни. Това са 22 часа спестени всеки месец, еквивалентни на приблизително 264 часа годишно.
При средна заплата от 12 лева на час, това е спестяване от над 3000 лева годишно—и то само за един човек. Бизнесът също така подобри точността на плащанията и намали глобите за закъснени плащания към доставчици.
Интеграция със счетоводни програми
Едно от най-големите предимства на използването на NeuralParse е, че извлечените данни могат да се експортират безпроблемно към вашата съществуваща счетоводна програма. Независимо дали използвате 1C:Счетоводство, Saga, Excell или други популярни български счетоводни системи, извлечените данни се интегрират гладко.
Това елиминира необходимостта да въвеждате данни два пъти—веднъж в инструмента за извличане и веднъж в счетоводство. Персоналът ви просто качва фактурата, преглежда извличането и експортира директно в счетоводната си система.
Как да започнете с автоматизацията на фактури
Преходът към автоматизирана обработка на фактури не трябва да бъде сложен:
Защо това е важно за вашата печалба
В силно конкурентната индустрия на хоспиталити, ефективността преводит преди всичко на печалба. Всеки час спестен от обработка на фактури е час, който може да бъде преинвестиран в:
- По-добро обслужване на клиентите и обучение
- Развитие на менюто и тестване
- Стратегически преговори с доставчици
- Финансов анализ за подобряване на печалбата
- Развитие на персонала и запазване
Опитайте безплатния план на NeuralParse
NeuralParse предлага безплатен план, който ви позволява да обработвате до 50 фактури месечно без никаква цена. Това е достатъчно, за да тествате системата с вашите действителни фактури, да видите как обработва форматите на вашите доставчици и да изживеете спестяванията на време. Не е необходима кредитна карта. Начнете да автоматизирате фактурите на HoReCa днес и възвърнете десетки часа месечно за вашия екип.
Готови ли сте да опитате парсване на фактури?
Качете първата си фактура безплатно. Без регистрация.
Опитайте NeuralParse безплатно