Извличане на данни от фактури за електронна търговия: Пълно ръководство

Бизнесите за електронна търговия се топят в хартиев - но не по начина, по който традиционните компании са. Вместо клиентски фактури, онлайн търговците трябва да отследяват три паралелни потока фактури: фактури на доставчици, такси на пазарища и разходи за доставка. Ръчна обработка е хаос. Автоматизирането е от съществено значение.

Това ръководство показва как съвременните операции на електронна търговия автоматизират извличането на данни от фактури и поддържат организирана своята верига на доставки.

Трите потока фактури, които всеки бизнес за електронна търговия лицe

Вашите оптовни доставчици изпращат фактури в всеки формат, който си можете да представите. Един доставчик използва PDF шаблон от 2005 г. Друг генерира фактури от своята ERP система със напълно различен дизайн. Получавате ги чрез имейл, свалянията на портал и EDI канали.

Критични данни за извличане:

• Номер и дата на фактура
• Име на доставчик и ID
• Артикули с количества и единични цени
• Преносимост, данъци и доставка
• Условия на плащане и дата на падеж

Продажба на Amazon, Shopify, Etsy или други платформи означава отслеждане на таксите и комисионите на пазарища. Те идват в формати на отчетност - понякога дневно, понякога седмично - и съдържат стотици транзакции на файл.

Критични данни за извличане:

• Период обхванат
• Такси за изпълнение
• Такси за препращане
• Разходи за абонамент
• Коригирания при плащане

Независимо дали използвате FedEx, UPS, DHL или 3PL, разходите за доставка обикновено се фактурират отделно. Те пристигат като PDF отчетности с хиляди отделни пратки.

Критични данни за извличане:

• Номера на проследяване
• Тегла и размери
• Ниво на обслужване
• Произход и дестинация
• Действителна цена на доставка срещу цена на котировка

Ръчния кошмар

Без автоматизирането обработката на тези фактури е кошмар:

Автоматизиран работен поток на извличане

Ето как съвременната операция на електронна търговия структурира автоматизирането на фактури:

Всички фактури се насочват към един електронен адрес или облачна папка. Това може да бъде:

• Посветена электронна адрес по разплащане, която агрегира препращащи фактури
• FTP / SFTP сървър, където доставчиците качват файлове
• Свързване на API на пазарища, което автоматично сваля отчетности
• Облачна папка за съхранение (Dropbox, Google Drive, OneDrive), синхронизирана със система за счетоводство

• "Net 30" в тема на имейл може да показва условия за плащане
• 10-цифрено число близо до "PO" е препратка на покупка
• Несъответствие форматирането между доставчици не трябва да предотврати точното извличане

AI извлякт структурирани данни в стандартна схема, независимо от входния формат.

Извлетите данни се насочват към слой за валидиране:

• Сумата съответства на това, което очаквахме за този доставчик?
• Номер на фактура не е бил виден преди?
• Датата на падеж попада в разумни условия?
• Артиклите съответстват на количествата, които всъщност получихме?

Фактури, преминали валидирането, автоматично се преминават към следващото стъпало. Отклоненията флаг за ревюиране на човека.

Валидирани фактурни данни автоматично се синхронизират към системата за счетоводство:

• Модул AP в QuickBooks, NetSuite или Xero получава артикули
• Суми се публикуват на правилните сметки на общия дневник
• Плащанията могат да бъдат планирани въз основа на условия
• Записите на продавача се актуализират при необходимост

Извлетите данни за фактури се съвпадат с вашите данни за получаване / закупуване:

• Артиклите съответстват на покупки
• Количествата съответват на отчетите на получени стоки
• Ценообразуването съответства на исторически тенденции
• Разходи за доставка съответстват на действително проследени пратки

Несъответствията автоматично генерират отчетности за изключението, вместо да бъдат погребани в електронни таблици.

Специфични предизвикателства и решения за електронна търговия

Много бизнеси за електронна търговия се източват международно. Фактури пристигат в EUR, GBP, CNY и т.н.

*Решение*: Автоматизирани системи за извличане обработват разпознаването на валута и конверсия. NeuralParse, например, идентифицира валутни символи и може да се интегрира с API на реално време форекс, за да конвертира към основната валута.

3PL фактури за доставка често идват като списъци на сурови пратки с минимална детайл.

*Решение*: Извличане на това, което е налично (номера на проследяване, тегла, ниво на обслужване), след което автоматично извличане на допълнителна детайл от API на превозвачите. Получавате пълни данни дори от минимални изходни документи.

Една и съща пратка може да бъде фактурирана няколко пъти - веднъж като продажна поръчка, веднъж в таксите на пазарища, веднъж в разходите за доставка.

*Решение*: Логика за дедупликация се изпълнява след извличане, съвпадане на множество полета (дати, суми, препратки на изпращач) за предотвратяване на двойно публикуване.

Доставчик може да промени формата на своята фактура. Системата трябва да се адаптира без преконфигуриране.

*Решение*: Съвременното AI-основано извличане не разчита на фиксирани шаблони. Той се адаптира към промени във формата автоматично, както е обяснено в нашата статия за AI зрението.

Изграждане на работния поток: Стъпка по стъпка

Тази цялата настройка обикновено отнема 2-4 седмици със решение като NeuralParse, в сравнение с 3-6 месеца при изграждане на потребителски интеграции.

ROI: Какво е реалистично?

За бизнес за електронна търговия от $2-5M, обработващи приблизително 3,000 фактури годишно:

• Спестено време: 10-15 часа на седмица (1 пълноправен човек)
• Спестени разходи: $40,000-$60,000 годишно при труд
• Подобрение на точност: Намалява грешки на фактури от 3-5% до под 0.5%
• Подобрение на потока на пари: По-бързата обработка активира по-добро овладяване на отстъпки
• Цена на автоматизирането: $200-$500 / месец за услуга като NeuralParse

По-крупни операции виждат още по-добра икономика. Търговец от $50M+ работещ 50,000+ фактури годишно може да спести $500,000+.

Начало днес

Електронната търговия е твърде бързо движеща се за ръчна обработка на фактури. Губите марж на неефективност и прекарвате ценно време в въвеждане на данни, вместо растеж.

Хаосът на фактури не трябва да бъде хаос. Автоматизирането променя всичко.